Ведущий специалист (делопроизводитель)

• Высшее экономическое или гуманитарное образование;
• Опыт работы не менее 2 (двух) лет на аналогичной должности.
• Ведущий специалист должен обладать знаниями законодательства Кыргызской Республики, навыками установления рабочих отношений и ясного изложения мыслей, убеждения, коммуникабельности, умением работы в команде как внутри Агентства, так и на межведомственном уровне.

Знание общего законодательства:

• Конституция Кыргызской Республики;
• Конституционный Закон Кыргызской Республики “О государственном языке”;
• Трудовой кодекс Кыргызской Республики;
• Закон Кыргызской Республики «О нормативных правовых актах Кыргызской Республики»;
• Инструкция по разработке проектов подзаконных актов Кыргызской Республики;
• Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике,

Ведущий специалист должен знать:

• основы гражданского и архивного законодательства Кыргызской Республики;
• профессиональную этику и этику взаимоотношений в коллективе;
• правила пользования оргтехникой;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• государственный и официальный языки в объеме, необходимом для исполнения своих должностных обязанностей.
• Умение работать в АИС СЭД;
• Высокая компьютерная грамотность, работа с программами MS Offiсe Excel;
• Умение работать в режиме многозадачности, быть стрессоустойчивым, умение работать в команде;
• Ответственность, внимательность к деталям, исполнительность.

Обязанности:

• разрабатывает и представляет на утверждение исполнительному органу Агентства проекты схем документооборота Агентства и внутренних нормативных документов, регулирующих делопроизводство и документооборот в Агентстве;
• обеспечивает ведение делопроизводства, в том числе осуществляет экспедиционную обработку входящей и исходящей корреспонденции и ее регистрацию в электронной базе данных;
• ведет электронную базу документов, ведет учет поступления и исполнения секретных и служебных документов с грифом «ДСП», в том числе обеспечивает соответствующее хранение и защиту документов с грифом «ДСП»;
• обеспечивает хранение первых экземпляров документов, поступающих в Агентство и внутренних нормативных актов Агентства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Агентства;
• обеспечивает получения оригиналов документов от государственных органов, организаций, учреждений, иных юридических и физических лиц (постановления, распоряжения, письма, обращения и иные документы,), а также формирует, систематизирует и хранит документы, подтверждающие факт получения и (или) передачи таких документов (Акты прием-передачи документов), описи и т.п.
• принимает предложения, заявления и жалобы граждан, доводит до исполнителей, обеспечивает контроль исполнения в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики;
• организует проведение телефонных переговоров руководства, записывает информацию, полученную по каналам связи (телефонограммы), передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (факсу) и доводит до их сведения ее содержание;
• выполняет работу по подготовке заседаний Правления Агентства и рабочих совещаний, проводимых исполнительным директором и его заместителями (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения, повестке дня), ведет и оформляет протоколы заседаний Правления Агентства и рабочих совещаний;
• обеспечивает исполнительного директора и его заместителей служебными материалы, необходимыми для их работы (копирование, размножение, сканирование, распечатка документов, обеспечение фирменными и др. бланками);
• организует ведение оперативного учета прохождения документов, контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений исполнительного директора и его заместителей и определяет причины несвоевременного выполнения поручений руководства;
• организует работу по подготовке проектов приказов, распоряжений руководства Агентства: оформление, подписание, согласование, ознакомление работников Агентства, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
• обеспечивает разработку номенклатуры дел Агентства: формирование дел, определение сроков, организация хранения дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документов Агентства;
• участвует в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в Агентстве и работы архива Агентства (номенклатур дел, положений об ЭК и архиве учреждения);
• проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями Агентства дел, подлежащих сдаче в архив;

подготавливает документы (документы по делопроизводству) по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив, в соответствии с внутренними нормативными документами Агентства.