Помощник/ассистент руководителя

KAGAZ — производственно-торговая компания. Мы ищем полноценного бизнес-ассистента руководителя, который умеет не просто передавать информацию, а самостоятельно доводить разные задачи до конкретного результата.

Работа сочетает поручения руководителя, поездки по городу, растаможку, взаимодействие со складом и производством, оцифровку бизнес-процессов, внедрение автоматизации и контроль качества данных в «МойСклад».

Нам нужен мобильный, системный и настойчивый человек. Сегодня необходимо получить документы и договориться о встрече, завтра — пройти вместе с сотрудником складской процесс, описать его, проверить данные в системе и помочь обучить команду новому порядку.

Чем предстоит заниматься

- Принимать поручения руководителя и самостоятельно доводить их до результата.

- По каждой задаче сразу обозначать срок результата или время следующего статуса.

- Если срок под угрозой — заранее сообщать причину, новый прогноз и следующий шаг.

- Всегда присутствовать на утверждённых Zoom-встречах, подключаться заранее и приходить подготовленным.

- Планировать поездки и поручения вокруг Zoom; не переносить встречу из-за собственной загрузки или неподготовленности.

- Звонить, договариваться о встречах, получении и передаче документов, контролировать договорённости и сроки.

- Выполнять рабочие поездки: таможня, брокеры, склад, производство, партнёры, поставщики и учреждения.

- Получать и передавать документы, образцы, небольшие грузы и материалы.

- Выполнять согласованные административные поручения, включая закупку канцелярии и хозяйственных материалов.

- Разобраться в процессе растаможки, пройти обучение и постепенно принять стандартные операции у действующего специалиста.

- Изучить фактическую работу производства и склада: наблюдать операции, задавать вопросы, фиксировать последовательность действий и документов.

- Описывать бизнес-процессы, готовить понятные инструкции, чек-листы и учебные материалы.

- Вместе с руководителем и финансовым директором согласовывать улучшенный порядок работы и помогать внедрять его.

- Находить повторяющуюся ручную работу и координировать её упрощение или автоматизацию.

- До и после внедрения измерять время, количество ручных действий, ошибок и переделок.

- Показывать эффект автоматизации в цифрах: сколько времени высвободилось и сколько дополнительных задач сможет взять команда.

- Проверять через 2 и 4 недели, что решение реально используется и эффект сохранился.

- Если процесс или автоматизация сломались — найти причину, при необходимости приехать на место, подключить нужного специалиста и довести восстановление до проверенного результата.

- Организовать временный порядок работы на время сбоя, чтобы не потерялись операции и документы.

- После исправления проверить реальную операцию и устранить причину повторения.

- Пройти обучение работе в «МойСклад» у нашего партнёра и финансового директора.

- Ежедневно проверять полноту, своевременность и достоверность ключевых данных в «МойСклад».

- Фиксировать расхождения, назначенных ответственных и сроки исправления; проверять закрытие ошибок.

- Обучать сотрудников утверждённому процессу и проверять знания на реальных операциях.

- В конце дня давать короткий отчёт: что закрыто, что в работе, чего ждём и где есть риск.

Что для нас обязательно

Готовность к ежедневной очной и разъездной работе.

Умение самостоятельно организовать задачу от поручения до подтверждённого результата.

Уверенная работа с компьютером, документами, таблицами и мобильными приложениями.

Способность быстро разобраться в незнакомом процессе и задать точные вопросы.

Готовность брать ответственность за сбой до восстановления, а не ограничиваться передачей проблемы другому сотруднику.

Аккуратность в документах, цифрах, сроках и договорённостях.

Привычка всегда фиксировать конкретные сроки и предупреждать о риске до просрочки.

Высокая дисциплина календаря:обязательные встречи не пропускаются и не переносятся по инициативе сотрудника.

Умение спокойно и настойчиво взаимодействовать с разными людьми.

Готовность работать на производстве и складе, соблюдать правила безопасности.

Грамотная устная и письменная русская речь.

Конфиденциальность и ответственность при работе с коммерческой информацией.

Будет преимуществом

Опыт работы бизнес-ассистентом, координатором проектов, логистом, бизнес-аналитиком или специалистом по операционным процессам.

Опыт растаможки, логистики, склада, производства или документооборота.

Опыт работы в «МойСклад», 1C, CRM или другой учётной системе.

Умение описывать процессы, составлять инструкции, чек-листы или блок-схемы.

Опыт внедрения автоматизации, интеграций,
CRM, учётных систем или no-code решений.

Опыт обучения и контроля работы сотрудников.

Кыргызский язык.

Опыт растаможки и знание «МойСклад» желательны, но не обязательны: мы предоставим обучение. Для нас важнее способность кандидата быстро учиться, работать руками и головой и доводить задачи до конца.

Что мы предлагаем

• Работу напрямую с руководителем компании.

• Погружение в реальные процессы производства, склада, логистики и управления.

• Обучение «МойСклад» у партнёра и финансового директора с многолетним опытом работы в системе.

• Обучение действующему процессу растаможки на практике.

• Понятную зону ответственности и критерии результата.

• Компенсацию согласованных рабочих поездок по установленным правилам.

• Возможность влиять на процессы и видеть результат внедрённых изменений.

• Возможность внедрять автоматизацию и показывать её измеримый эффект для бизнеса.

• Карьерный рост: бизнес-ассистент → координатор бизнес-процессов → руководитель проектов по автоматизации → операционный менеджер.

• Для сильного сотрудника ориентир роста до операционного менеджера — 12-18 месяцев при подтверждённых результатах.

Как будет выглядеть первый месяц

1.Пройдёте обучение в «МойСклад» у партнера и финансового директора.

2.Вместе с действующим специалистом пройдёте реальную растаможку.

3.Проследите одну поставку от документов и физического движения до отражения в системе.

4.Опишете процесс растаможки и один процесс производства или склада.

5.Начнёте вести ежедневный реестр ошибок и расхождений.

6.Подготовите первую инструкцию, поможете обучить сотрудников и проверите работу процесса на практике.

7.Выберете небольшой процесс для пилотной автоматизации и зафиксируете показатели, по которым будет измеряться эффект.

Если вам близок такой формат работы, вы любите порядок, умеете брать ответственность и хотите развиваться вместе с компанией — будем рады познакомиться с вами!

Откликайтесь на вакансию и, по возможности, приложите небольшое сопроводительное письмо. Расскажите немного о себе, своём опыте и почему именно эта работа вам интересна.

Будем рады видеть вас в команде KAGAZ!